案内文

企画の考案と平行して行わなければならないのが案内文の作成と周知です。案内文には基本がありますので、抜け・漏れの無い形で作成して出席予定者に早めに周知しましょう。

宴会の案内文作成における基本とポイント

案内文に記載すべき項目は？

開催日時（受付開始時間と開始時間）
会場名
会場住所
会場地図
交通アクセス方法
駐車場の有無（有る場合には、駐車料金も）
会場電話番号
会場ＵＲＬ
会費
会費徴収方法
出欠確認方法（電話、e-mailも可か）
出欠確認の締切日
幹事の連絡先（電話番号・e-mailアドレス）
その他、注意事項（服装制限やゲームに際しての持ち物等）

会場への地図やアクセス方法については、当日も持ち歩けるように必ずそれが記載されているURLを記載することがポイントです。

周知する方法は？

会社宴会の場合、メールが一般的です。メール内に上記項目と内容を記載しても構いませんし、Word、PDF等でまとめて添付ファイルしても構いません。また、社内のイントラネット・グループウェア上でお知らせ掲載するという方法もあります。

出欠確認の方法は？

出欠の確認は、人数が少ない場合は送ったメールにそのまま返信してもらうようにしましょう。人数が多い場合にはメールだけでは抜け・漏れが出てしまう恐れがありますので、各部にとりまとめをお願いしましょう。グループウェアにアンケートなどの機能が付いていればすぐに確認することができます。